步骤2.设置数据有效性

　　进入《通知单》单元格A4，点击【数据】【有效性】【设置】，在有效性条件之允许处选择条件为序列，来源处输入“＝姓名”，同时确保右边“提供下拉箭头”前已打勾（见图4），确定后点击单元格I4试试效果（见图5）

图4设置数据有效性

图5效据有效性建立之单元格下拉菜单

　　步骤3.建立通知单基本格式

　　按以下图六建立一个空白格式，以待调用成绩表之数据。

图6通知单格式

　步骤4.设计公式调用数据

　　A.选中单无格C2，输入以下公式：
　　=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:D1000,4,0)&" "&I4&" 同学成绩通知单"
　　B.选中单元格D4，输入公式：＝I4
　　C.选中单元格F4，输入以下公式：
　　=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:C1000,3,0)
　　D.选中单元格H4，输入以下公式：
　　=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:B1000,2,0)
　　E.选中单元格F5，输入以下公式：
　　=VLOOKUP(I,成绩表!A:K00,ROW(A5),0)
　　F.选中单元格F5，将公式向下拉至F11

　　此时公式设计完毕，可以选择单元格I4之下拉箭头选择不同学生姓名，可以看到《通知单》之数据有跟随变化。后续打印时则通过下拉框打印随时打印任何学生之成绩，而不破坏原成绩表之格式。

　　公式解析：VLOOKUP是查找公式，有四个参数，分别为[查找值]、[数据表]、[序列数]、[匹配条件]。

　　查找值即需要到目标区域查找之目标数据，可以输入目标值，也可以是单元格引用；

　　数据表是被查找之区域，本例中数据只有10个，而引用区域输入A2：D1000是为了让成绩表中增加数据时通知单公式可以通用，不用再修改公式。若您的学生数目超过1000时可以将本引用域再相应增大，使公式能适应所有变化。

　　序列数是指目标值在被查找区域所在的列数，输入2，则返回目标区域第二列的值。

　　匹配条件一般有两个选项，0和1。0表示精确匹配，1表示近似匹配。可以根据不同状况下选择相应的匹配条件。

　　结语：wps表格的查找函数又称为引用函数，功能强大，灵活多变。用于搜索数据和格式转换有较好的功用。查找函数VLOOKUP外还是HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、INDIRECT、INDEX、OFFSET等等，只有灵活掌握这些函数才能让WPS表格真正发挥潜能，让很多人工查询方式转化为函数自动搜索，从而提升效率。